לקראת עונת החתונות של קיץ 2023 – עונה אשר מאופיינת בחוסר ודאות, בחזרה מדודה לשגרה ובשפע של חתונות אשר נדחו מעונת האביב בעקבות משבר מגפת הקורונה – צוות ואלי אירועים בנה עבורכם צ'קליסט לתכנון חתונה, עם כל מה שאתם צריכים לעשות ולטפל בו בחודשים שלפני החתונה. הרשימה הזו תאפשר לכם להיות שליטה ולהוריד המון מהלחץ והסטרס שמתלווה לא אחת לתכנון חתונה – אנחנו מאמינים שתכנון החתונה שלכם צריך להיות חלק מהכיף של האירוע המרגש והמשמח הזה! אז בואו נצא לדרך, שיהיה בהצלחה ואנחנו מחכים לחגוג איתכם במתחם האירועים המפואר והגדול, מתחם VALLEY בשרון.

צ'קליסט ארגון חתונה – קיץ 2023

לפני רשימת המטלות והדברים עצמה, אנחנו מזכירים לכם שאמנם זו החתונה שלכם וההחלטות הן שלכם, אבל אתם לא צריכים לעשות הכל לבד. המשפחה והחברים הקרובים ישמחו לסייע לכם בארגון היום המרגש, אז תאצילו סמכויות ותסמכו על אלו שאוהבים אתכם.

12-6 חודשים לפני החתונה

• הודעה שאתם מתחתנים: לבשר למשפחות ולחברים הקרובים שהחלטתם להתחתן, לתת תאריך מדויק ובעיקר לשמוח ולהתרגש ביחד. אם אתם מבשרים בפגישה משותפת עם שני זוגות ההורים, אל תדברו על מימון החתונה ושמרו את השיחה הזו למפגש פרטי ומצומצם יותר.
• גיבוש תקציב: כדי לדעת מה אתם יכולים ולא יכולים לעשות בחתונה שלכם, אתם צריכים לדעת כמה כסף פנוי יש לכם לטובת האירוע. ההמלצה היא לא להיכנס למחויבויות כספיות שאתם לא יכולים לעמוד בהן ובטח לא לקחת הלוואה ענקית כדי לממן חתונה.
• חיפוש וסגירת מקום לחתונה: אחרי שכבר החלטתם שאתם רוצים חתונה בקיץ (רלוונטי גם לכל מועד אחר בשנה), הגיע הרגע לעלות על האוטו ולהתחיל לחפש מקום לאירוע שלכם. ההמלצה היא לראות לפחות שני גנים/אולמות, למרות שבדר"כ, כשמגיעים לאולם המושלם עבורכם, פשוט יודעים את מיד. בחרו מקום המתאים לסגנון ולקונספט שלכם, כמובן מתאים לתקציב וגם רצוי לשריין את המקום כמה שיותר זמן מראש.
• רשימת מוזמנים: משימה מורכבת, ארוכה ועם המון שיחות טלפון להורים, התלבטויות וחישובים כספיים ואחרים, אבל חייבים לעשות אותה! גבשו רשימת מוזמנים, בצורה מסודרת ועם חלוקה למשפחה, חברים שלכם, חברים מהעבודה וכיוצא באלו. התחשבו בבקשות ההורים, אבל זו החתונה שלכם ועליכם לזכור זאת – גם בהקשר של מי מוזמן לחגיגה.
• קונספט חתונה: אם אתם רוצים חתונה מיוחדת ויוצאת דופן, אתם צריכים יחסית הרבה זמן מראש לתכנן קונספט מוביל ומיוחד ולבנות אותו בצורה איכותית, חכמה ומקיפה.

4-6 חודשים לפני החתונה

• בחירת צלם: אחרי שכבר יש אולם ותאריך, הגיע הזמן לבחור את ספקי הצילום, מומלץ גם סטילס וגם וידאו כדי לתעד הכל בצורה מושלמת ומקיפה. ביחרו לפי המלצות ואחרי שראיתם עבודות, מלאות, מחתונות קודמות, רצוי בסגנון דומה לחתונה שלכם ואפילו באותו האולם. ספק צילום אחד, לסטילס, וידאו ועריכת אלבום וסרט, יכול להוזיל את המחיר לעומת כמה ספקים בנפרד.
• בחירת דיג'יי ומוזיקה: המוזיקה היא קריטית לאווירה בחתונה ולהצלחת החגיגה. ביחרו דיג'יי שאתם אוהבים את הסטייל שלו, אולי אחד שכבר ראיתם בפעולה בחתונה אחרת או שקיבלתם לגביו המלצות חמות. כמו כן, אתם צריכים לגבש בחירות מוזיקליות שחשוב לכם שתהיינה בחתונה, כמובן ששירי חופה אבל גם שירים לריקודים, סגנון לקבלת הפנים וכן הלאה. נהלו רשימת אקסל מסודרת, עם קטגוריות ואפילו לינקים לגרסאות המועדפות עליכם. זה המקום והזמן לבחור גם ספקי מוזיקה נוספים, אם אתם בוחרים בכך – למשל זמר, תופים או שופרות לכניסה לחופה, כינורות לקבלת הפנים והארוחה וכיוצא באלו.
• בגדים: הגיע הרגע לבחור לעצמכם את בגדי החתונה, שמלת כלה (שזה הכי חשוב כמובן!) וגם חליפת חתן אלגנטית. לפני היציאה לחנויות ולבוטיקים לבחירת השמלה, עברי על קטלוגים ואתרי אינטרנט, גם מחו"ל, קבלי השראה וגבשי את הקונספט שאת מחפשת לשמלה. כמובן שיש להגדיר סעיף תקציבי לשמלה ולחליפת החתן. אם רוצים, אפשר גם לשכור שמלת כלה מהממת ויוקרתית וכך לחסוך לא מעט.
• הזמנות חתונה: צריך להודיע לכל המוזמנים שיש חתונה, היכן היא ושהם מוזמנים לחגוג איתכם בענק. עצבו הזמנות כיפיות ויפות, אשר מספקות את הסטייל שלכם כזוג. אפשר היום לשלוח הזמנות דיגיטליות מגניבות ואינטראקטיביות (עם הכנסת התאריך ליומן, ניווט, אישורי הגעה, בקשות מיוחדות ועוד).
• בירוקרטיה ברבנות: אם אתם מתחתנים בצורה המסורתית, לפי ההלכה ודרך הרבנות, מומלץ בשלב זה לסגור את כל הבירוקרטיה ברבנות של הרשות המקומית בה אתם גרים. יש להפיק תעודות רווקות, אישור יהדות בהתאם לצורך, לפתוח תיק ברבנות, לארגן שני עדים עבור החתן ולבצע את כל התיאומים הנדרשים ותשלום האגרה. קחו בחשבון שעפ"י רוב מוסדות הרבנות דורשים מעבר, מסוים לפחות, של הדרכת כלות ולעיתים גם הדרכה זוגית.

2-4 חודשים לפני החתונה

• טבעות: רכשו טבעות נישואין לפי העדפות אישיות, סגנון אהוב ותקציב.
• בחירת רב: כהמשך לעיסוק מול הרבנות, אתם צריכים כמובן לבחור רב שיחתן אתכם, או לחלופין מישהו שיעביר טקס חתונה אלטרנטיבי אם אתם לא מתחתנים דרך הרבנות. ביחרו אדם שיש לכם חיבור טוב איתו ושמבין מה חשוב לכם שיהיה וגם שלא יהיה בטקס שלכם.
• אקססוריז לבגדי החתונה: זה המועד לבחור נעליים, תכשיטים, זר ועוד אקססוריז רלוונטיים ומתאימים לשמלת הכלה שלך וגם לחליפת החתן של בן הזוג.
• בחירת ספרית ומאפרת: כעת הכלה צריכה לבחור מי יהיה אחראי על השיער והאיפור שלה לקראת החתונה המרגשת. אפשר לבחור סלון כלות עם חבילת יופי וטיפוח מלאה, להפריד ספר ומאפרת וגם להזמין את אנשי המקצוע הביתה כדי להתארגן בצורה נינוחה ובלי לצאת במיוחד. כאן גם נכנסים לתמונה שירותי טיפוח נוספים כמו בניית ציפורניים וכדומה.
• טעימות ובחירת תפריט לחתונה: כמה שבועות או חודשים לפני החתונה עצמה, בצעו ערב טעימות באולם כדי לבחור את המנות שיוגשו, את הקונספט הקולינרי ואת כל הפרטים בנוגע לאוכל.
• סגירת עיצוב האולם, החופה והשולחנות: בערב הטעימות, או במועד אחר אך סביב אותו פרק זמן, עליכם לסגור עם האולם את כל נושא עיצוב החתונה, עיצוב ומיקום החופה, עיצוב וסידורי השולחנות ויתר הפרטים הנוגעים לזרימת האירוע ולאסתטיקה שלו.
• שירותי בר: אפילו אם האולם שלכם מספק שירותי בר מלאים, אולי תרצו לתגבר עם תוספת משקאות מיוחדים – זה הזמן לקנות את כל מה שצריך ולסגור את כל הפרטים הרלוונטיים מול צוות הבר באולם – מה מגישים, מתי מגישים, מותגי אלכוהול וכן הלאה.
• אטרקציות וגימיקים לאירוע: בחרו ורכשו את הגימיקים וההפתעות שאתם רוצים שיהיו בחתונה, הזמינו אטרקציות מגניבות המתאימות לסגנון החתונה (צילומי מגנטים, דוכני מזון לילדים, צמידי LED וככל העולה על רוחכם).
• החליטו מה אתם עושים בליל הכלולות: מבלים את הלילה במלון קרוב לאולם, חוזרים הביתה, טסים ישיר לירח דבש או כל אפשרות אחרת.
• ירח דבש: בצעו את כל ההזמנות וסגירת הפרטים לירח הדבש הרומנטי והקסום שלכם, במועד סמוך לחתונה או בזמן אחר המתאים לנסיבות החיים שלכם. זה כולל טיסות, מלונות, רכב שכור, ביטוחים, דרכונים, ויזות, חיסונים אם צריך.
• סידורי נסיעה: גם לכם לחתונה עצמה אך גם לאורחים המגיעים מרחוק ויתכן ויש לארגן עבורם הסעה מרוכזת לחתונה.
• סגירת אורחים וסידורי הושבה: תנו לגורם אחראי לטפל בכל נושא אישורי ההגעה – עם עדיפות לשימוש גם באפליקציית אישורי הגעה – ההינו מי וכמה מגיעים לחתונה וסגרו את כל נושא סידורי ההושבה מול האולם.
• מתנות לאורחים: הזמנה וסגירת פרטים לגבי מתנות קטנות וחמודות שתעניקו לאורחים בסיום האירוע – אם תבחרו בכך – משהו קטן, חמוד וסמלי. לא צריך להשתגע…

ממש סמוך לחתונה

• מדידות אחרונות והתאמות לשמלה והאקססוריז.
• אישורים מול כל הספקים ובעלי המקצוע הרלוונטיים – כאשר הכל כתוב וחתום בצורה מסודרת וברורה!
• הכנה מסודרת של צ'קים או מעטפות עם מזומן לתשלום לספקי השירותים השונים.
• הגדירו תפקידים לחברים ובני משפחה בהקשר לחתונה עצמה – הסעות, מי אחראי על הצ'קים, מי על המתנות, מי אחראי על "המורל" של רחבת הריקודים וכן הלאה.

כמובן שאפשר להכניס כאן עוד המון פרטים ודברים לעשות לקראת תכנון החתונה החלומית שלכם, אך אלו עיקרי הדברים. צוות ההפקה המסור והמקצועי של VALLEY – גן אירועים בשרון מחכה לכם, ילווה אתכם ממש צעד אחרי צעד ויעשה הכל כדי שגם החתונה שלכם תהיה מושלמת. מאמר זה נכתב בשיתוף HS DIAMONDS.